Vivemos uma era dinâmica, de constantes transformações mercadológicas que correm em velocidades aceleradas, tanto nas rotinas profissionais quanto no cumprimento diário dos afazeres pessoais. A tecnologia, por si só, já apresenta um grande desafio no dia a dia das pessoas. A era pós-pandemia trouxe uma gama de possibilidades e oportunidades, mas também uma outra tão importante e mais complexa, de responsabilidades, adaptação e capacidade de se atualizar em um mundo que exige cada vez mais planejamento e profissionalização na prestação de serviços.
A forma com a qual temos que lidar com os negócios, seja na área de eventos, entretenimento, cultura ou prestação de serviços, é mutável, síncrona, ocorre simultaneamente as necessidades, problemas e anseios que vão surgindo por parte de nossos clientes. É preciso estar preparado para essa realidade, ser resiliente e possuir um arcabouço de mecanismos que subsidiem a prestação de serviços de excelência.
Em especial, no mercado de eventos e produções artísticas, culturais ou corporativas, comumente nos deparamos com a grande efervescência daqueles que são responsáveis pelo fazer acontecer: os famosos produtores. Não é para menos tanta ansiedade e entusiasmo em uma área que requer de fato pessoas engajadas, comunicativas e expressivas; mas é preciso ter cuidado para que as emoções não se sobressaiam às habilidades profissionais necessárias para um projeto de sucesso. Essas habilidades, conhecidas no mundo dos negócios como hard skills, são de fundamental importância na hora de escolher um produtor para um projeto. É necessário identificar uma sinergia entre estas e as habilidades sociocomportamentais, conhecidas como soft skills.
Com base nessa fundamentação, e com o profissional de eventos já definido, passamos uma etapa importante do projeto que trata da definição da proposta a ser executada, quais objetivos gerais e específicos justificam sua viabilização, e qual o histórico da equipe responsável. Essas premissas são básicas para o balizamento do produto que se pretende entregar ao público final, no nosso caso, um evento de sucesso com reconhecimento e metas de alcance atingidos. Os interesses de execução do plano definido devem ser claros, para que possamos defender a viabilidade junto a futuros parceiros e patrocinadores, bem como a venda do evento ao público em geral, mensurando, posteriormente, os resultados alcançados.
Uma importante premissa para projetos desta natureza, muitas vezes deixada de lado pelos produtores, mas de grande valia para as sociedades contemporâneas e os stakeholders envolvidos direta e indiretamente com o nosso evento, é a forma como lidamos com as pessoas, a responsabilidade social acerca do projeto em questão. Entender e mapear ações que possam contribuir e promover temas relevantes para a sociedade, tornam o projeto atrativo, socialmente responsável e produto de diferenciação no mercado, o que por si só se apresenta como vantagem competitiva para os produtores de eventos, em um setor onde dezenas deles são realizados semanalmente.
Tendo enfim a elaboração do projeto, com conceituação, ideação e justificativa, como vimos anteriormente, passamos então para a etapa do planejamento estratégico responsável pela execução, de fato, do evento. Nesta fase, precisamos utilizar de ferramentas como os checklists, para dar vida ao projeto, elencando todas as atividades que permearão pelos passos da produção (pré, trans e pós), seus responsáveis, descrições detalhadas de pendências e faróis de controle para o acompanhamento de prazos e pontos de atenção. Esta é sem dúvida a melhor forma de garantir o controle efetivo de todo o evento e a conformidade aos requisitos desenhados na fase de ideação do projeto.
Concomitante aos controles de tarefas, a definição de um plano de distribuição e um plano de custeio são de suma importância para a mensuração de viabilidade, mapeamento das ações necessárias para a correta divulgação e impulsionamento do evento, bem como do escopo de custos relacionados. Neste sentido, temos a tecnologia e suas ferramentas como grande aliada para a execução de controles e comunicação do nosso evento.
As famosas e tradicionais planilhas de Excel apoiam de forma efetiva os produtores no desenvolvimento e manutenção de checklists e controle de pendências, bem como para a produção de relatórios e projeções financeiras, e devem ser utilizadas em sinergia com outras ferramentas. Dominar por exemplo, plataformas de venda e gestão de ingressos e check-in, ferramentas de tráfego pago, criação e mensuração de anúncios digitais, impulsionamento e usabilidade das redes sociais como parceiras ao plano de comunicação, são alguns requisitos importantes para o sucesso do projeto.
Por fim, mas não menos importante, é preciso pensar, desde o princípio, em ações de pós evento, que além de serem responsáveis pela consolidação dos resultados do projeto com lições aprendidas, oportunidades identificadas, a partir de uma pesquisa de satisfação, por exemplo, para citar uma ferramenta, fidelizam o público e os stakeholders envolvidos, pois divulgam o que foi realizado, o sucesso atingido, e podem ainda, se materializar em brindes e vídeos institucionais que tornam o evento perene.
A gestão eficiente de eventos, projetos e produções culturais, consolida-se então, a partir do entendimento analítico dos processos de produção executiva relacionados, da capacitação dos profissionais envolvidos e seu entendimento quanto aos trâmites logísticos, administrativos, estratégicos, e da importância da aplicação de ferramentas e processos de gestão da qualidade nas atividades conexas.
Um olhar social apurado para a comunidade envolta aos projetos executados, também representa vantagem competitiva no mercado, e transforma produtos em ações que refletem cuidado e empatia com a sociedade, atitudes nas quais os mais nobres profissionais devem almejar alcançar. A gratidão, o aplauso e o sucesso de público são consequências orgânicas de todo esse trabalho.
Iago Furtado é produtor cultural e de eventos, com amplo histórico de atuação em produções culturais e de entretenimento em São Paulo e no Ceará. Proprietário da Camello Produções & Consultoria, atua no mercado de gestão cultural e de eventos com produção executiva e consultoria.
Texto: Iago Furtado
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